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Um organograma bem feito ajuda a melhorar a estratégia empresarial

Portal Banas Qualidade - 24/08/2010

Em um momento de concorrência acirrada, em que os empresários, dirigentes, gerentes e administradores precisam tomar decisões cada vez mais importantes e mais rápidas, surge a necessidade de estruturação para a gestão estratégica dos negócios. Assim, com a elaboração formal de um organograma, pode-se melhorar o desempenho da organização, já que no mundo dos negócios não se pode administrar o que não se pode medir. A dependência para alcançar os níveis de desempenho e os resultados desejados são enormes, necessitando-se atender a relevância estratégica e operacional, baseadas em responsabilidades definidas formalmente.

Em, resumo, uma organização é um tipo de sistema social, é uma instituição objetivamente existente, ou melhor: uma organização é uma forma pela qual determinada coisa se estrutura, sendo, inclusive, o modo pela qual as organizações ordenam. Tanto assim que, mesmo com uma deselegância da linguagem, pode-se dizer: a organização da organização em que trabalho é excelente. Seria o mesmo que afirmar que a estrutura organizacional é a forma pela qual se organiza a organização em que o trabalho é muito boa.

Dessa forma, a organização formal é aquela que está ligada diretamente à estrutura organizacional. São os cargos, funções, práticas e procedimentos que definem responsabilidades e níveis de autoridade. Sob este ponto de vista a empresa consiste em um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços.A estrutura orgânica deste conjunto de encargos está condicionada pela natureza do ramo de atividade, pelos meios de trabalho, pelas circunstâncias sócio-econômicas da comunidade e pela maneira de conceber a atividade empresarial.

A organização linear constitui-se na forma estrutural mais simples e mais antiga. Tem a sua origem na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. A denominação linear decorre do fato de que entre o superior e seus subordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade e responsabilidade. A organização funcional é o tipo de organização que aplica o princípio da especialização das funções para cada tarefa.

Há vários tipos de organograma, cada qual com características próprias.

  • Organograma clássico – Usado para representar um resumo das informações estruturais. Neste tipo de modelo, as unidades organizacionais são representadas por retângulos, onde se indica seus títulos, que devem refletir suas metas de trabalho particulares.

A altura de colocação dos retângulos é estabelecida em função da posição hierárquica de cada unidade na organização.

O organograma clássico é a representação de unidades especializadas em assessoramento, trabalho solicitado para estudo apresentação de soluções de um problema. As unidades de assessoramento podem ser chamadas de staff, diferenciando-se das demais, chamadas unidades de linha.

No organograma as relações de autoridade podem ser apresentadas através de três maneiras diferentes:

Linha: Confere ao superior hierárquico o direito de dar ordens diretas a seus subordinados e de delegar parte de sua autoridade diretamente.

Assessoria: ou de staff: quando uma pessoa recebe poderes para fazer pesquisas, levantamentos e trabalhos em áreas específicas; ou ainda, quando tem a atribuição de prestar aconselhamento sobre determinados assuntos.

Funcional: permite a um cargo ou a um órgão atuar sobre elementos não ligados diretamente a eles, apenas em relação a assuntos específicos a sua função na organização. O órgão que cuida do pessoal (Recursos Humanos) pode atuar sobre qualquer indivíduo da empresa, dentro da área específica de sua atribuição, da mesma forma, em relação a um órgão da empresa ou a um departamento, setores, etc.

Enfim, o organograma deve representar a estrutura formal da empresa, mostrando de forma imediata as relações funcionais, os fluxos de responsabilidade e as funções organizacionais da empresa. No organograma aparecem claramente:

  • Estrutura hierárquica, definindo os diversos níveis da organização;
  • Os departamento ou órgãos componentes da estrutura;
  • Os canais de comunicação que ligam os departamentos.

Ele deve permitir a visualização de sua estrutura de forma simples e direta. Por ser estático, é uma espécie de retrato do esqueleto organizacional da empresa. Não contém qualquer descrição de funções ou atribuições dos ocupantes dos cargos. É constituído de retângulos, quadrados ou círculos, ligados por linhas horizontais e verticais. Os retângulos representam os órgãos ou cargas da organização, enquanto que as linhas representam os canais de comunicação.

O organograma ajuda a visualizar funções importantes que estejam sendo negligenciadas ou relegadas a segundo plano ou até mesmo ausentes, a visualizar funções duplicadas, visualizar funções mal distribuídas, facilita o sistema de informação e o fluxo de comunicação dentro da empresa, cria interação de cargos, auxilia a graduar e classificar trabalhos e tarefas, ajuda a visualizar melhor as necessidades de mudanças organizacionais e de crescimento da empresa.

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