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O que é um sistema normativo empresarial?

Hayrton Rodrigues do Prado Filho

 

Um leitor reclama dos preços das normas técnicas e pergunta por que tem que usá-las? Na verdade, um sistema normativo pode ser definido como um dos pilares de um sistema de gestão, contudo antes ele estava dirigido para fixar a tecnologia e evoluiu permitindo também garantir a qualidade dos produtos e serviços por meio de um programa de gestão. O programa de gestão depende fundamentalmente das atividades de normalização, pois é um dos instrumentos de sustentação para a sua implantação e seu desenvolvimento. As normas são os documentos que contêm o domínio tecnológico, servindo de orientação para as atividades de rotina e base para a definição das atividades de melhoria.


Qualquer sistema de gestão requer uma padronização das operações de fabricação e controle, e isto só é possível, através de um sistema normativo. A norma ISO 9001 diz que todos os elementos, requisitos e dispositivos adotados por uma empresa para o seu Sistema da Qualidade devem ser documentados, de maneira sistemática e ordenada, sob a forma de políticas e procedimentos escritos. O processo de normalização é, portanto, o primeiro passo para se atingir alguma qualidade e é por meio dele que se mantém a evolução da empresa. Isso deve ser aprimorado de maneira a atender às novas necessidades técnicas e mercadológicas.


A normalização precisa estar estruturada de maneira a dar suporte á qualidade em níveis de produto e processo. Sendo a normalização o ponto onde se fixa o perfil da qualidade, as normas constituem a referência do nível de qualidade desejado e a certificação da conformidade do produto com as normas que sua fabricação está sob contínuo controle do fabricante, atendendo às condições estabelecidas através de um sistema de gestão implantado.


A metodologia empregada no sistema normativo define-se em um constante processo evolutivo e participativo, envolvido no assunto. Ele deve tornar o processo estável, previsível, cumprindo todas as suas etapas, conforme o planejado; documentar todos os passos da rotina, de forma que qualquer funcionário possa executá-lo; uniformizar o entendimento a respeito de formulários, símbolos, fluxos e outros elementos da documentação; atender a uma necessidade real; registrar uma solução aceitável; e gerar benefícios para a empresa.


A normalização não deve gerar um sistema de documentação inútil, já que ele deve se constituir na documentação dos processos formado pelo conjunto de normas e procedimentos. Todas as atividades devem estar documentadas de acordo com padrões predefinidos; sendo que essa documentação retratará os procedimentos necessários à execução e à avaliação das tarefas, devendo ser redigidas com a estrita participação daqueles que serão seus usuários. Essa participação é essencial para a geração de boas normas e procedimentos que certamente serão efetivamente cumpridas, pois refletirão a prática existente e terão a co participação do operador.


A normalização, em conjunto com a gerência de processo, a análise de problemas, análise de processo e o sistema de garantia da qualidade, vai gerar a administração das rotinas, onde todas as atividades serão permanentemente monitoradas para atingir seu nível ótimo dentro das normas e procedimentos. A obediência às normas e procedimentos elimina variações na qualidade que possam ocorrer com a mudança de operadores nos turnos de trabalho ou substituição de mão de obra.


Os documentos normativos conferem confiabilidade aos processos e garantem adequação, ao longo do tempo, do produto ou serviço junto aos clientes. Portanto, verificar se as normas e procedimentos estão sendo seguidos é fundamental para a garantia da qualidade e sua permanente evolução.

Já a satisfação do cliente demanda do conhecimento, em primeiro lugar, das normas que ele exige para o produto ou serviço oferecido, como, por exemplo, as normas de gerenciamento do produto e a norma técnica. Por sua vez, a organização, ao adquirir seus insumos, matérias primas e equipamentos, deve exigir o cumprimento de normas adequadas às suas necessidades.

Importante observar que, para cada item do processo registrado na norma de gerenciamento do produto, será gerada uma norma de gerenciamento de processo, que irá descrever aquele processo específico. Para cada norma de gerenciamento de processo será somada uma norma operacional, que orientará o operador a executar as suas tarefas.


Em consequência, a atividade da normalização caracteriza um processo dinâmico que envolve a participação das partes interessadas e daquelas por ela afetada (consumidores, produtores, fornecedores, institutos de pesquisa, universidades, governo, dentre outros atores), organizando as atividades pela criação e utilização de regras ou normas, visando contribuir para o desenvolvimento econômico e social. O regulamento é um documento que contém regras de caráter obrigatório e que é adotado por uma autoridade (ABNT ISO/IEC Guia 2: 2006) e Regulamento Técnico (RT) estabelece requisitos técnicos, seja diretamente, seja pela referência ou incorporação do conteúdo de uma norma, de uma especificação técnica ou de um código de prática. Um RT pode ser complementado por diretrizes técnicas, estabelecendo alguns meios para obtenção da conformidade com os requisitos do regulamento, isto é, alguma prescrição julgada satisfatória para obter conformidade (ABNT ISO/IEC Guia 2: 2006). Já o Regulamento Técnico Metrológico (RTM) é um conjunto de prescrições técnicas e / ou metrológicas, de caráter compulsório, baixado por Portaria do Inmetro e relativo aos instrumentos de medição, sistemas de medição, medidas materializadas e produtos pré–medidos, utilizados no âmbito da metrologia legal (NIE-Dimel-002, 2008). Eles tratam dos aspectos relativos aos instrumentos de medição regulamentados.


Assim, todo o trabalho de normalização deve ser feito com a participação efetiva do pessoal que executa o processo que está sendo normalizado. Este é um ponto fundamental para a execução de uma atividade com qualidade. A documentação preparada precisa estar de acordo com o padrão normativo da Empresa, quanto: a forma, classificação, identificação (numeração), regras de elaboração, níveis de aprovação e rotinas de revisão e distribuição.


Dessa forma, para uma organização se manter competitiva, deve usar as normas técnicas como uma fonte de tecnologia, manutenção de qualidade e otimização de processos que asseguram que a produção esteja competitiva e adequada aos padrões nacionais e internacionais. Elas a tecnologia de uma empresa, dá apoio tecnológico às normas de gerenciamento de processos e produtos que, por sua vez, garantem a qualidade permanente do produto ou serviço, também dá apoio tecnológico às normas de operação dirigidas ao operador que executa as atividades repetitivas. São a base tecnológica para elaboração do produto com as características de qualidade exigidas pelo cliente.


Enfim, as normas técnicas são um processo de simplificação, pois reduzem a crescente variedade de procedimentos e produtos. Assim, elas eliminam o desperdício, o retrabalho e facilitam a troca de informações entre fornecedor e consumidor ou entre clientes internos. Outra finalidade importante de uma norma técnica é a proteção ao consumidor, especificando critérios e requisitos que aferem o desempenho do produto/serviço, protegendo assim também a vida e a saúde. Contribuem para a qualidade: fixando padrões que levam em conta as necessidades e desejos dos usuários, produtividade: padronizando produtos, processos e procedimentos; tecnologia consolidando, difundindo e estabelecendo parâmetros consensuais entre produtores, consumidores e especialistas, colocando os resultados à disposição da sociedade; e marketing: regulando de forma equilibrada as relações de compra e venda.


Como o resultado de um processo de consenso estabelecido por um organismo reconhecido onde todas as partes interessadas podem participar e contribuir, as normas se baseiam em estudos consolidados da ciência, tecnologia e experiência acumulada, visando a benefícios para a comunidade. Proporcionam maior facilidade e segurança nas trocas de informações entre o fornecedor e o consumidor, eliminando ruídos na comunicação. Além disso, cria padrões de qualidade, em respeito ao seu consumidor, aos novos mercados que pretende alcançar e, ainda, à imagem de sua empresa e setor industrial. Promove a difusão tecnológica, consolidando e estabelecendo parâmetros consensuais entre todas as partes envolvidas. As comissões de estudos a ela relacionadas reúnem agentes especializados nas mais diferentes matérias, que interagem continuamente na troca do conhecimento. Um de seus grandes méritos é exatamente a atualização tecnológica, para a busca de melhoria do produto e dos processos, além da melhor adequação da mão-de-obra e dos centros e institutos de pesquisa.

Muitas vezes o cliente, além de pretender que o produto siga uma determinada norma, também deseja que a conformidade a essa norma seja demonstrada, mediante procedimentos de avaliação da conformidade. Por vezes os procedimentos de avaliação da conformidade, em particular a certificação, são obrigatórios legalmente para determinados mercados (certificação compulsória – estabelecida pelo governo para comercialização de produtos e serviços); outras vezes, embora não haja a obrigatoriedade legal, as práticas correntes nesse mercado tornam indispensável utilizar determinados procedimentos de avaliação da conformidade, tipicamente a certificação. O ordenamento jurídico da maioria dos mercados normalmente considera que as normas em vigor nesse mercado devam ser seguidas, a menos que o cliente explicitamente estabeleça outra norma. Assim, quando uma empresa pretende introduzir os seus produtos (ou serviços) num determinado mercado, deve procurar conhecer as normas que lá se aplicam e adequar o produto a elas.

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