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Cinco dicas para cumprir sua agenda

Portal Banas Qualidade - 27/08/2010

[Ana Carolina Franceschi Simões]

Hoje vivemos numa era em que a velocidade das notícias é frenética. Com a internet e as redes sociais temos a sensação de que não conseguimos acompanhar tudo, no entanto, não queremos ficar fora das rodas de discussão, dos sites de relacionamentos e parecer desatualizados. E agora, tudo é para ontem. As empresas de e-commerce estão cada vez mais rápidas em suas entregas, pois o consumidor quer ter a comodidade de fazer compras online e receber na mesma hora. Não conseguimos esperar sites que demoram mais que dez segundos para abrir. As redes de fast foods ganham cada vez mais versões, pois é preciso se alimentar rapidamente. 

E no ambiente de trabalho? Se você estava sobrecarregado, agora tem de dar conta de responder emails instantaneamente, senão o remetente fica desesperado; de participar de conference call de última hora com a filial no exterior e ainda escrever atas e postar na extranet da empresa. Com tudo isso, você é um profissional que se vangloria por que faz horas extras e nem tirou férias? Em caso positivo, é melhor rever seus conceitos. 

O profissional ‘faz tudo’ que atendia aos pedidos de todo mundo, levava trabalho para casa, não tinha tempo de lazer e nem dava atenção para os filhos, não ganha mais pontos. Hoje é verdadeiramente visto como capaz e eficiente, o que cumpre prazos, tira férias anuais e tem tempo de qualidade com a sua família.

Mas na era da ansiedade, como administrar este tempo? Como acabar com a angústia de ter deixado muitas tarefas para o outro dia? Abaixo algumas dicas para que o seu dia renda e você consiga sair do trabalho com o sentimento de dever cumprido. 

1 - Estabeleça o que é importante para você e para o seu chefe - Além de ser necessário diferenciar o que é urgente do que é importante, precisamos nos adaptar aos pedidos de nossa chefia ou colegas. Um passo importante é sempre perguntar ao requisitante qual a urgência e o prazo para que esta tarefa seja concluída. Muitas vezes, a atividade nem é tão urgente assim, mas ao recebermos, nos sentimos na obrigação de terminá-las, prejudicando o que havíamos programado para o nosso dia de trabalho. Comunicação é uma palavra importantíssima no processo de administração de tempo.

2 - Saiba dizer “não” - Não é porque negamos a participação em uma reunião, ou não aceitamos fazer determinada tarefa em tal prazo que iremos ser taxados de descomprometidos ou preguiçosos. Ao contrário. Se tivermos boas justificativas para não comprometer as outras atividades em andamento, demonstramos o quanto temos controle de todas as tarefas. O profissional que aceita tudo que lhe é pedido, com certeza faz mais horas extras que o necessário.

3 - Avalie se reuniões são mesmo necessárias - Reuniões são outro grande mal das grandes corporações. A quantidade de encontros para as quais somos chamados certamente poderia diminuir um bocado. Analise se realmente a reunião é necessária. Em caso positivo, envie a pauta para todos os envolvidos com antecedência, seja objetivo e, como num debate na tevê, utilize um cronômetro para que ninguém estoure o tempo. Caso contrário, as discussões começam a se dispersar e a reunião termina com nenhum resultado produtivo. No caso de estar com outras tarefas urgentes, podemos pedir que um colega vá em nosso lugar, ou simplesmente solicitar a ata, após a reun ião. Portanto, estabeleça estes filtros para ganhar mais tempo no trabalho para o que realmente é importante.

4 - Não deixe que emails e mensagens instantâneas atrapalhem a sua concentração - Como lidar com e-mails intermináveis, mensagens instantâneas e posts em mídias sociais que nos tomam boa parte do dia? Uma dica é programar um horário para fazer cada uma destas tarefas, para não ficar o dia todo em meio a todas estas informações. O email, ainda o meio mais comum de comunicação, pode ficar fechado quando estivermos fazendo uma tarefa que exija concentração ou que tenhamos um prazo curto para entregar. Desta forma, não vamos nos distrair a cada email que chegar. As mensagens instantâneas devem ser utilizadas para facilitar o nosso dia a dia e não atrapalhar. Use os recursos de mudar seu status para ocupado ou ausente, ou simplesmente desligue quando precisar cumprir um prazo apertado.

5 - Considere um espaço para imprevistos em sua agenda - Use e abuse do seu calendário e/ou agenda e mantenha-se sempre a par de suas próximas atividades e reuniões. Porém considere sempre um tempo para os chamados “imprevistos”. Se a agenda estiver 100% cheia em um dia e algo inesperado ocorrer, como um pedido da diretoria ou um telefonema mais longo de um cliente, a programação vai por água abaixo e teremos de ficar até mais tarde. Um espaço para imprevistos evita que isso aconteça e aumenta a chance de sair no horário e assim termos tempo para a família e amigos.

*Ana Carolina Franceschi Simões é sócia da MultiMeta 

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