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Auditor interno sem prática


Hayrton Rodrigues do Prado Filho

 

Já assisti a alguns cursos de formação de auditor interno de qualidade como convidado. Alguns deles foram bom tanto na parte teórica como na prática. Mas em outros a coisa ficou complicada. As  pessoas saíram como entraram no curso: sem noção do que faz um auditor interno da qualidade. Também participei de algumas auditorias da qualidade tanto como acompanhante como auditado.

O que notei é que algumas  pessoas usam o poder da auditoria interna como uma forma de exercer poder sobre alguns chefes de departamento de que não gostam. Isso não é uma auditoria, mas sim uma forma de distribuir não conformidades nos departamentos dos chefes detestáveis. Em resumo, um auditor deve adotar algumas posturas: insistir com os auditados que respondam por si próprios; deixar os outros falarem, falando o mínimo possível; não permitir que o auditado imponha o ritmo da auditoria; reformular perguntas confusas, até que sejam claramente entendidas; e saber dizer obrigado. Uma auditoria interna deve evitar surpresas; buscar objetividade; conseguir dados reais; operar com bases éticas e de confiança; atacar os problemas e não as pessoas; motivar as pessoas das áreas auditadas para a melhoria; vetar o uso do resultado das auditorias como base para ações punitivas; e avaliar a adequação conforme as normas do programa da qualidade.

Igualmente, um auditor interno não deve fazer perguntas que possam ser respondidas com um sim ou não, usar as palavras: como, onde, quando, por que, quem. Se houver recusa do auditado, ele pode estar sendo obstrutivo ou tentando testá-lo. O auditor deve persisistir, permanecendo com uma postura educada, pois fica mais difícil para as pessoas serem obstrutivas. É importante manter a pessoa falando quando ela está passando as informações. O auditor precisa ter atenção, mantendo o contato olho no olho, demonstrando interesse. Deve escrever as suas após a pessoa ter terminado de falar. Não deve confiar na memória, pois ela pode deixar o auditor na  na mão, principalmente em relação aos detalhes. O auditor necessita ter cuidado para não se envolver em discussões. Se a pessoa que está sendo auditada se alterar, controle-se mude de assunto e mais tarde volte ao problema.

Quando se adotam os princípios da qualidade na auditoria interna, busca-se uma mudança na filosofia de trabalho e consequentemente uma alteração na metodologia aplicada. Como resultado disso surge uma maior transparência perante os clientes. Dessa forma, a empresa pode mostrar que a auditoria interna tem um foco na gestão, baseado na parceria com os seus clientes, além de apresentar o modelo de gerenciamento de desenvolvimento de recursos humanos, da rotina e das oportunidades de melhorias, contribuindo para a consecução das metas da empresa.

O propósito de uma auditoria interna é avaliart as operações da empresa, com uma visão sistêmica e integradora das diversas funções, de forma a garantir a qualidade e confiabilidade do sistema de gestão. Seu enfoque é estar em conformidade entre as ações de nível estratégico, tático e operacional; consecução dos objetivos, metas e planos da empresa; eficiência na obtenção e uso dos recursos financeiros, materiais e humanos; organização interna e procedimentos; adequação e cumprimento das normas; cumprimento da legislação; e prevenção de erros, desperdícios e fraudes. Na verdade, a ideia central é transformar a auditoria interna em consultoria permanente, fomentando a produção de utilidades requeridas pelos gerentes, sendo um importante núcleo de formação de talentos, habilitando os auditores para novos desafios e missões na empresa.

A metodologia de trabalho inclui: um plano de atividades; trabalho de campo e seu resultado através do relatório de auditoria; acompanhamento das regularizações dos pontos levantados; após toda esta metodologia de trabalho com o estabelecimento de metas e acompanhamento, passa a contribuir de forma efetiva na sistematização dos processos através das ferramentas da qualidade. Assim, a estruturação de uma equipe multidisciplinar e devidamente capacitada é condição para a eficiência e eficácia dos trabalhos, uma vez que as avaliações dependem da correta decodificação de percepções sobre diferentes assuntos, no que se refere as pessoas, a logística, aos controles, ao processo de gestão administrativa, entre outros.

Muitas vezes, as empresas enviam para os cursos de formação de auditores internos pessoas que não possuem um conhecimento mínimo de sistemas de gestão e até mesmo dos seus requisitos. Isso dificulta a absorção dos conhecimentos pela pessoas durante o curso. Poucas empresas têm investido corretamente na formação de seus auditores e, posteriormente, reclamam de sua atuação.

Um bom auditor interno passa a conhecer os diversos processos e suas interações, melhorando com isto sua interação e desempenho no próprio ambiente de trabalho. Outro fator relevante é a abordagem dada pelas áreas auditadas aos resultados das auditorias internas. Quando uma área (ou processo) sofre uma não conformidades durante as auditorias, é provável que nela comece a ser gerado medo. Assim, as oportunidades de melhoria detectadas são tratadas com rejeição e suas causas fundamentais não são corretamente identificadas.

Importante é entender melhor o papel das auditorias internas como uma ferramenta de medição dos processos da organização e, consequentemente, de apoio à gestão empresarial. Quando isto ocorrer, os gestores passarão a solicitar auditorias com frequência mais adequada, a requisitar auditores mais experientes e a utilizar os resultados das auditorias na introdução de melhorias. Poucas empresas e gestores têm compreendido este desafio e tirado o proveito adequado das auditorias internas.

Enfim, um bom auditor interno deve demonstrar algumas competênciascomo conhecer bem os conceitos e a terminologia da ISO 9000:2005; conhcer os oito Princípios de Gestão da Qualidade; ter um entendimento geral da ISO 9004:2010; familiaridade com a ISO 19011; conhecimento dos requisitos da ISO 9001:2008; habilidade na comunicação; habilidade na análise de informações; habilidade na organização do tempo; maturidade e profissionalismo em sua conduta; habilidade no relacionamento com os outros.

Competência dos auditores internos

 

Auditor

Auditor Líder

Educação

Nível médio

Nível médio

Experiência

5 anos

5 anos

Experiência de trabalho na área da qualidade

2 anos

2 anos

Treinamento em auditoria

40 horas de treinamento

40 horas de treinamento

Experiência de auditoria

4 auditorias completas e 20 dias como auditor em treinamento

3 auditorias completas e 15 dias sob a supervisão de um auditor líder



















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